¿Qué debes buscar en un software de facturación para tu nuevo negocio?

Quienes toman la decisión de abrir un negocio, saben lo importante que es familiarizarse con el tema de la facturación electrónica para estar al día con sus obligaciones fiscales; sin embargo, algunas personas llegan a sentirse confundidas con el proceso, y otras, se encuentran con ciertos obstáculos a la hora de realizarlo.

Para estos casos, se recomienda acudir a las soluciones tecnológicas que están disponibles en el mercado, como los software diseñados para crear, emitir y recibir facturas, ya que tienen la capacidad de favorecer la estabilidad administrativa en los primeros meses de funcionamiento de un comercio.

Entre todas las herramientas que existen, elegir una que se adapte a la operación diaria parece algo complicado, pero con los parámetros que expondremos a continuación, podrás hacer un checklist que te ayude a descartar opciones hasta encontrar la mejor. Sigue leyendo.

Emisión de CFDI conforme a la ley

El SAT exige que toda empresa, sin importar su tamaño o antigüedad, emita comprobantes fiscales digitales de acuerdo a los lineamientos del CFDI 4.0 y los complementos aplicables; esto significa que se debe cumplir con ciertas reglas, como el uso correcto del RFC del receptor o la inclusión de datos fiscales completos.

Teniendo en cuenta lo anterior, tienes que asegurarte de que el programa que te interesa contratar cuente con características que te permitan prevenir descuidos. Algunos ofrecen validaciones automáticas que detectan errores antes de timbrar, así como actualizaciones que responden a cambios normativos.

Para los emprendedores que jamás han utilizado soluciones así, pero tienen curiosidad sobre cómo podrían beneficiar a su negocio, lo más conveniente es explorar alternativas que ofrezcan periodos de prueba gratuitos y que les permitan comprobar de primera mano su eficiencia para cumplir con las disposiciones fiscales vigentes. Inténtalo aquí: factura electrónica prueba gratis.

Operación en la nube

La tecnología en la nube es algo que muchos negocios valoran porque deja abierta la posibilidad de acceder al sistema de facturación desde cualquier lugar y dispositivo, lo cual garantiza la continuidad operativa, así como una capacidad de respuesta ágil tanto a clientes, como a proveedores.

La sincronización en tiempo real es otro plus para el personal que necesita trabajar con información actualizada y de manera simultánea; de hecho, algunas herramientas han integrado también registros automáticos de cada acción para que haya un control sobre quién hizo qué y en qué momento.

Otras, en cambio, combinan operación en la nube con instalación local, un beneficio para quienes tienen que seguir usando la plataforma con una conexión inestable a internet. Si quieres algo así, entonces te sugerimos descargar Aspel Facture y aprovechar todas las ventajas que la marca brinda a los emprendedores.

Facilidad de uso

Un programa que exige capacitaciones largas o es poco intuitivo es un rotundo “no”. Se supone que estás pagándolo para que te apoye, pero si en lugar de eso lo complica todo, entonces tienes que enfocarte en encontrar una herramienta que tenga menús claros, accesos directos a las funciones más utilizadas que puedas encontrar y usar sin asistencia técnica.

Hay desarrolladores que han lanzado cursos, incluso tutoriales, que buscan introducir al lector en todas las características del software con el fin de que la curva de aprendizaje sea lo más corta posible y comiencen a facturar cuanto antes.

Seguridad y resguardo de la información

Dado que en la facturación electrónica se procesan y almacenan datos confidenciales, es importante corroborar que el sistema que se elija proteja toda la información que se introduzca. Entre los elementos que conviene verificar están el uso de cifrado de extremo a extremo, el método de autenticación de usuarios o la realización de copias de seguridad automáticas.

También se vale investigar que el desarrollador tenga protocolos de actualización que corrijan vulnerabilidades para que nada caiga en las manos equivocadas a un punto en el que tanto la estabilidad financiera del negocio como la confianza de los clientes se vean comprometidas.

Integración con otras herramientas

Un software es capaz de funcionar de forma aislada, claro; no obstante, adquirir una solución que trabaje en conjunto con otras que ya formen parte de la operación diaria, o bien, que se planeen agregar por crecimiento, contribuirá a que los datos fluyan entre áreas como inventarios, puntos de venta, e-commerce o contabilidad.

Al evaluar esta característica, fíjate en que la plataforma ofrezca conectores nativos o si admite integraciones mediante API; asimismo, que mantenga la consistencia de la información en todos los sistemas vinculados. Así, los usuarios obtendrán una visión completa de las ventas, gastos y reportes financieros sin tener que consultar varias aplicaciones por separado.

Gracias a estos criterios, podrás empezar a crear una base tecnológica sólida que respalde la gestión y el crecimiento de tu negocio a largo plazo.