7 hábitos digitales que ayudan a los contadores a ser más productivos

Aunque a ningún contador le resulta agradable trabajar bajo presión, son estos momentos los que mejor se pueden aprovechar para analizar la rutina diaria y saber qué tan funcional es en términos de desempeño.

¿Crees que tu tiempo se va en actividades que bien podrías delegarle a la tecnología? Entonces es importante que leas esta nota al final y conozcas las prácticas que cambiarán tus entregas del día a día, incluso en las semanas más saturadas.

1.  Organiza tus pendientes

Empezar la jornada con una lista mental de tareas parece algo viable; no obstante, entre las solicitudes urgentes y las actividades que no tenías contempladas, acaba siendo una idea no tan buena con falta de estructura que deja una sensación escasa de avance.

Al formar parte de la comunidad Somos Conta de Siigo Aspel, tendrás acceso a una plataforma virtual diseñada especialmente para favorecer tu productividad como profesional, así como a capacitaciones que te ayudarán a mantenerte actualizado con lo último del rubro y a una red de contadores con quienes se te permitirá intercambiar opiniones, consejos y más.

Hace años, recursos así eran impensables, pero si tú eres de los que manejan varios clientes o necesita llevar un control sobre múltiples procesos internos, entonces te conviene explorar una opción como la arriba mencionada que, además de auxiliarte, enriquezca tu perfil.

2.  Actualízate de forma constante

Pese a que ya lo dijimos en el apartado anterior, no está de más que lo reiteremos, teniendo en cuenta lo cambiante que es el entorno contable. El consumir contenido relevante con regularidad acerca de los cambios normativos, tendencias tecnológicas, etc., te dará una ventaja competitiva que hoy en día pocas personas se atreven a desarrollar.

Como complemento al conocimiento que adquieras en Somos Conta, procura reservar espacios breves durante la semana para leer artículos, ver cápsulas y consultar otros materiales que, aunque no lo creas, sí impactarán en tu oficio. No lo veas como una obligación, sino como un medio para entender hacia dónde se está moviendo tu profesión.

1.  Vuélvete amigo de los reportes

¿Cómo? Integra a tu flujo de trabajo tecnología capaz de generarlos en automático por periodo, de acuerdo a formatos estandarizados y con información organizada que tú simplemente te encargues de interpretar para comunicar a tus clientes. Cuanto más los veas como una responsabilidad tediosa, menos avanzarás con ellos y tus resultados serán deficientes.

2.  Digitaliza cada paso

No, nos referimos a sumar el uso de computadoras más sofisticadas, sino a explorar soluciones que lleven a cabo varias de las cosas que ya mencionamos arriba: automatizar registros, centralizar documentos, capturar facturas, cargar movimientos bancarios en línea…

Desgraciadamente, aún hay una enorme cantidad de profesionales que siguen dependiendo de procedimientos manuales y que deciden sacrificar horas y horas en transcribir datos y armar archivos desde cero, exponiéndose a cometer errores. Sí, es complicado dejar atrás métodos tan poco prácticos, pero, ¿hasta qué punto vale la pena seguir haciéndolo?

Muchas opciones en el mercado son bastante accesibles, fáciles de utilizar y están blindadas para que nadie se tenga que preocupar, ya sea por la pérdida de datos, o por la filtración de algo confidencial. Las herramientas de primera agilizan auditorías internas, así como las respuestas a clientes/supervisores, entre otros beneficios.

3.  Colabora con la nube

Si eres de los que continúan confiando en USB y en los archivos que recibes por correo electrónico, lo mejor es que te animes a desligarte de esas prácticas y empieces a probar las plataformas en la nube a las cuales podrás acceder desde cualquier dispositivo conectado a internet.

Familiarizarte con la nube hará más sencilla la colaboración en tiempo real con otras personas, asegurando que cada una de ellas disponga de los mismos datos, y evitando así tanto confusiones como retrasos. Se sabrá también quién modificó qué o cuál es la versión más reciente de un documento, cosa útil en el manejo simultáneo de múltiples proyectos.

1.  Automatiza

El hecho de que te ayudes de la tecnología no significa que tus estándares de calidad bajen; por eso, siéntete con la libertad de delegar aquellas actividades repetitivas que no aportan valor estratégico a un software que, por ejemplo, programe el timbrado de facturas, configure alertas para vencimientos fiscales o active conciliaciones automáticas con bancos.

Al atreverte, podrás enfocar tu atención en donde realmente se necesita: revisión de inconsistencias, asesoría a clientes o análisis de información financiera con el mismo criterio profesional, y hasta mejor, porque no estará diluido por el esfuerzo previamente depositado en asuntos que un sistema puede resolver.

2.  Sincroniza tus herramientas

Si después tomas la decisión de usar varias plataformas, haz lo posible por conectarlas para que no debas duplicar esfuerzos y haya un registro de tus datos contables, fiscales, bancarios y de gestión sin necesidad de ingresar la misma información en distintos lugares, o revisar múltiples software para completar una tarea.

Ya hoy hay soluciones disponibles en el mercado que operan como un ecosistema y les permiten a los usuarios tener visibilidad sobre lo que de verdad importa, tanto para mejorar su eficiencia como para frenar el desgaste que implica la búsqueda de archivos.

¡Cambia tu forma de trabajar!

Los hábitos digitales bien elegidos tienen la capacidad de ayudarte a cumplir con las entregas urgentes; solo no te presiones e impleméntalas de a poco; después ve fijándote en el impacto de cada práctica durante tu jornada.