Socializar el trabajo notarial, ampliar la información en cuanto a sus funciones, publicitar los programas que beneficien a la sociedad, son tareas a las que se les debe poner énfasis, considerando que la actividad más que todo es un instrumento de servicio social y que teniendo como misión la certeza y seguridad jurídicas quienes la ejercen tienen ante sí una alta responsabilidad. “Notaría abierta, juzgado cerrado”, es una frase muy recurrente en las conferencias de ética y significa que cuando una notaría hace su trabajo correctamente nunca habrá necesidad de acudir a los tribunales en demanda de justicia; también en el decálogo notarial está el mandamiento de “evitar contienda entre los hombres”. Coinciden los académicos en que la obligación del notario ante el cliente consiste en cumplir con los siguientes requisitos: escuchar; interpretar; preparar; redactar; certificar y al final autorizar; conservar y reproducir el instrumento público.
Escuchar.- Es muy importante saber escuchar para crear en los comparecientes un estado de confianza y así le expongan las dudas con franqueza y naturalidad. Posiblemente en la narración de los hechos y circunstancias existan matices que es preciso considerar con mayor atención y que los clientes no se habían imaginado.
Aconsejar.- Una vez que los asuntos jurídicos se establecen por las partes, el notario se encuentra en actitud de dar un consejo eficaz pues es frecuente que un mismo planteamiento jurídico tenga diferentes maneras de encauzarse. La capacidad, preparación, conocimientos y experiencia son fundamentales para dar la mejor solución a cualquier caso, “el notario tiene el deber de explicar a las partes el valor y las consecuencias legales de los actos que vayan a otorgar”, señala el artículo tercero de nuestra Ley de Notarías vigente. En la doctrina, al hecho de asesorar a las partes se le conoce como principio de uteralteridad.
Preparar.- Para la elaboración de una escritura pública, se necesitan satisfacer requisitos previos a su redacción. El notario, en efecto, recaba una buena cantidad de documentos que permiten tener la certeza de que se está actuando conforme a lo establecido por la ley, y por tanto se reduce el espacio para el engaño o fraude. Por ejemplo, para el otorgamiento de una escritura traslativa de dominio de un inmueble, debe obtenerse del Registro Público de la Propiedad, el certificado de libertad de gravámenes; del vendedor el título de propiedad y copia certificada de su acta de matrimonio, a fin de examinar el régimen bajo el cual contrajo nupcias; el avalúo bancario que sirva de base para la cuantificación de los impuestos; en caso de extranjeros, el permiso de la Secretaría de Relaciones Exteriores para adquirir el inmueble, etcétera. Satisfechas estas formalidades se está en posibilidad de redactar el instrumento.
Redactar.- Al redactar es necesario expresarse con propiedad, claridad y concisión. Además el notario debe utilizar lenguaje jurídico. Las partes han expresado su deseo. El notario califica y determina el tipo de acto jurídico de que se trata y procede a la redacción del instrumento, ahí desarrolla su labor de perito en derecho, así como su práctica en la redacción adquirida a través de la experiencia. Gracias a su estudio, conoce cuáles son las disposiciones que integran el orden jurídico, sabe adecuarlas, ordenarlas, interpretarlas y seleccionarlas, para formar el instrumento necesario. Si la redacción del clausulado es jurídicamente correcta y se hace con propiedad y sencillez en el lenguaje, no habrá conflicto entre las partes.
Certificar.- En la certificación el notario ejercita el contenido de su fe pública adecuándola al caso particular. Esto es, da fe de identidad y conocimiento de las partes; de capacidad de los otorgantes; de la existencia de los documentos relacionados en el instrumento; de lectura y explicación del documento; y de otorgamiento de la voluntad. El notario por su calidad de fedatario al certificar formula un juicio de certeza jurídica.
Autorizar.- La autorización de la escritura es el acto de autoridad del notario que convierte al documento en auténtico, da eficacia jurídica al acto de que se trate; permite, en el caso de un hecho, que las circunstancias asentadas produzcan los efectos de prueba plena.
CONSERVAR Y REPRODUCIR
El notario satisface plenamente a los ideales de seguridad jurídica, no sólo por la actividad examinadora que integra su función, sino también porque responde a los principios de conservación y reproducción del documento. A la reproducción del documento se le llama testimonio y generalmente se expide a cada una de las partes o al autor del acto consignado, o bien a los sucesores o causahabitantes. También puede mostrarse el documento original a las personas que tengan interés jurídico. En todas estas etapas de la actividad del notario, debe caracterizarlo su veracidad, imparcialidad, espíritu conciliador, discreción en los secretos recibidos, preparación técnica y jurídica, desempeño personal, equidad en el cobro de los honorarios, y cumplimiento de las demás normas éticas y jurídicas.